Trainees: veel meer dan handjes – hoe vind je de juiste opdrachten voor trainees

In 2017 won het traineeship van de gemeente Amsterdam de Best Traineeship Benelux Award in de categorie ‘Balanced Projects’. Hoe heeft de gemeente dat voor elkaar gekregen? Talentmanager Grietje van Dijk vertelt haar verhaal.

‘Amsterdam groeit. Dat betekent veel voor de dynamiek van de stad, maar ook voor de organisatie. Wat zijn de opgaven waar we ons in de nabije en minder nabije toekomst voor gesteld zien? Wat voor mensen hebben we daarbij nodig? Die vragen moesten we eerst beantwoorden, voordat we ons traineeship konden vormgeven.

Hoe selecteer je de juiste mensen?

‘Het afgelopen jaar hadden wij 800 serieuze kandidaten voor 22 traineeplekken. Onze ideale trainee is de change maker van nu, en de leider van de toekomst. Om die uit die enorme bak talent te kunnen vissen, moesten we onze selectiecriteria eerst goed scherp krijgen.

Al snel werd duidelijk dat diversiteit een belangrijk criterium voor ons is. In de gemeente Amsterdam wonen allerlei soorten mensen, en we vinden het daarom belangrijk dat ook onze trainees verschillende achtergronden hebben. Los van achtergrond, zoeken we mensen die van nature inclusief denken. Onze trainees moeten open staan voor iedereen en ook gemakkelijk contact kunnen leggen met mensen van allerlei pluimage.

Daarnaast vinden wij eigenaarschap belangrijk. Onze trainees moeten lef hebben en initiatief tonen. Een gemeentelijke organisatie moet nu eenmaal voldoen aan veel regels, want ze moet transparant en betrouwbaar zijn. Maar regels kunnen initiatief en creativiteit afremmen. Onze trainees moeten in staat zijn binnen de geldende kaders en hiërarchische structuren tóch zaken voor elkaar te krijgen. Daarvoor moet je een hoge frustratietolerantie hebben en een lange adem.

Als derde belangrijke eigenschap kwamen wij op verantwoordelijkheid of leiderschap. We hebben mensen nodig die diep durven te duiken zonder te verzuipen. Onze trainees moeten iets op hun schouders kunnen nemen, ergens voor kunnen staan. Zij moeten het belang van de organisatie voorop kunnen stellen en dus ook een impopulair besluit kunnen nemen. Het groepsbelang moet bij hen in principe vóór het individueel belang gaan.

Tot slot verwachten we van onze trainees dat zij hun eigen talenten en beperkingen kennen en dus de samenwerking opzoeken om iets voor elkaar te krijgen. Mensen met een open leerhouding, die weten dat ze nog iets te leren hebben en nieuwsgierig zijn.’

Hoe zorg je voor de juiste opdrachten?

‘Trainees gaan drie keer acht maanden aan de slag bij een werkgever binnen de gemeente. Zij voeren over het algemeen pittige opdrachten uit, die niet voor iedereen zijn weggelegd. Denk bijvoorbeeld aan het invullen van een braakliggend terrein, een plan bedenken om uitgaansgeweld tegen te gaan en het organiseren van een duurzaamheidsevenement. Waar we alert op zijn, is dat de werkvloer de trainees niet gaat inzetten als ‘handjes’. We snappen die neiging wel, want er is nu eenmaal veel te doen, maar als organisatie schieten we onszelf in de voet als we dat laten gebeuren.

We willen onze trainees meteen laten bijdragen aan de organisatie, maar ze tegelijkertijd tot bloei laten komen. Daarom moeten we voortdurend blijven opletten dat de traineeopdrachten voldoende een beroep doen op de talenten van de trainees in kwestie. Het gaat telkens over de verhouding tussen de opgave, wat er nu eenmaal gedaan moet worden in de stad, en de persoonlijke ontwikkeling van de trainee.

Ieder traineeship heeft te maken met de opgave dat er ook simpel werk gedaan moet worden, maar daar is de trainee niet voor aangenomen. De persoonlijke ontwikkeling van de trainee moet voorop staan, niet de praktische resultaten. Het effect van de club die we binnenhalen wordt namelijk veel groter als de mensen zich ontwikkelen. En dat is uiteindelijk veel meer in het belang van de organisatie.

Ons idee was: hoe scherper wij zelf weten wat de trainees de organisatie moeten opleveren, hoe beter we opdracht en trainee kunnen matchen. Wij konden de werkopdrachten daardoor niet alleen beter screenen, maar ook gericht ophalen. Elke opdracht moest bovendien voldoende bijdragen aan de ontwikkeling van de trainee. Voor elke trainee hebben we op deze manier passende opdrachten gevonden. Dat we juist voor deze prestatie een award wonnen, zien we als een kroon op ons werk.’

Lees hier het interview met Grietje van Dijk over de samenwerking met Ludens.

Als je doet wat je leuk vindt en waarin je gelooft, hoef je nooit meer te werken.